Rekisterin nimi: Prospekti- ja asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä:

Leadventure Oy eli Profinder

Osoite:
Porkkalankatu 22 A
00180 Helsinki

Tietosuojavastaava Roosa Tähtinen: tuki@profinder.fi

Yhteystiedot rekisteröidyn oikeuksia koskevissa asioissa

Rekisteröidyt voivat ottaa yhteyttä Profinderiin rekisteröidyn oikeuksia koskevissa asioissa seuraavan sivun kautta:

https://gdpr.profinder.fi/.

Rekisteröidyt

Profinderin asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden (jäljempänä ”prospektit”) yhteyshenkilöt.

Selosteen tarkoitus

Tätä selostetta sovelletaan Profinderin prospektien ja asiakkaiden edustajien ja työntekijöiden henkilötietojen käsittelyyn, kun Profinder käsittelee heidän henkilötietojaan tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen toimittaminen Profinderille on vapaaehtoista. Jos Profinderilla ei ole sen pyytämiä henkilötietoja, Profinder ei välttämättä pysty tarkoitetulla tavalla yhteistyöhön asiakkaan tai prospektin kanssa.

Lainsäädännön noudattamisen varmistamiseksi Profinder ja asiakas ovat saattaneet solmia henkilötietojen käsittelysopimuksen tai henkilötietojen käsittelyliitteen koskien asiakkaan henkilötietojen käsittelyä Profinderin toimesta asiakkaan henkilötietojen käsittelijänä. Profinderin ollessa henkilötietojen käsittelijä, tulee henkilön ottaa yhteyttä työnantajaansa tai muuhun organisaatioonsa henkilötietojensa suhteen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet

Sähköinen ja muu markkinointiviestintä
Uutiskirjeiden ja tiedotteiden toimittaminen
Myyntiaktiviteettien (yhteydenotot, tapaamiset jne.) kohdistaminen

Kun suostumus vaaditaan edellä mainituille toimille lainsäädännön mukaan, on henkilön suostumus oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle. Jos lainsäädännössä ei edellytetä suostumusta näille toimille, Profinderin oikeutettujen etujen toteuttaminen on oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle. Profinder on suorittanut oikeutettua etuaan koskevan tasapainotestin. On tavanomaista, että yritykset ja yhteisöt markkinoivat palveluitaan ja tuotteitaan toisille yrityksille ja yhteisöille. Henkilöiden etuja sekä perusoikeuksia ja -vapauksia kunnioitetaan, erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä ja henkilöt osaavat odottaa tällaista käsittelyä. Tiedot koskevat rekisteröidyn tehtäviä, asemaa tai toimintaa elinkeinoelämässä tai tehtävässä, ja niitä käytetään hänen työtehtäviinsä liittyvän informaation lähettämiseen ja suoramarkkinointiin. Henkilöllä on koska tahansa oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointia varten. Silloin kun oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön antama suostumus ja jos henkilö peruuttaa suostumuksensa, suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kyselyt ja mielipidetutkimukset
Analysointi ja tilastointi
Toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen

Profinderin oikeutettujen etujen toteuttaminen on oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle edellä mainittuihin tarkoituksiin. Myös tätä koskien Profinder on suorittanut oikeutettua etuaan koskevan tasapainotestin. Henkilöiden etuja sekä perusoikeuksia ja -vapauksia kunnioitetaan, erityisiä henkilötietoryhmiä ei käsitellä ja henkilöt osaavat odottaa tällaista käsittelyä. Jos henkilötiedot anonymisoidaan ennen näitä toimia, eivät ne enää muodosta henkilötietoja.

Tietoturvan hoito ja petosten torjunta

Profinderin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen on oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle edellä mainittuun tarkoitukseen.

Asiakassuhteen hoitaminen
Sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen. Profinderin sopimusten mukaisten oikeuksien käyttö.

Käsittelemämme henkilötiedot

Rekisteri sisältää sekä yritysten ja muiden yhteisöiden tietoja että niiden kontaktien henkilötietoja. Vain yrityksiä ja muita yhteisöitä koskevat tiedot eivät ole sellaisinaan henkilötietoja.

YRITYSTIEDOT (ml. muiden yhteisöiden tiedot)

perustiedot

y-tunnus
toimialatiedot

yhteystiedot

käynti-, postitus- ja mahdollisesti laskutusosoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
sosiaalisen median url’it
asiointikieli

HENKILÖTIEDOT

yrityksen tai muun yhteisön kontaktit

nimi
titteli
tieto henkilön roolista organisaatiossa
palvelukieli
palaute ja vastaukset kyselyihin ja mielipidetutkimuksiin
Profinderin verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot (käyttötiedot, evästeiden keräämät tiedot, verkkonavigointitiedot, selaintiedot)

kontaktien yhteystiedot

osoitetiedot
puhelinnumero
sähköposti

MUUTA TIETOA

tuote- ja tilaustietoihin liittyvät henkilötiedot
palautteet prospekteilta, asiakkailta ja yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalainsäädännössä säädetään useista oikeuksista, joiden avulla luonnollinen henkilö eli rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Nämä oikeudet, kuten tarkastusoikeus, tietojen oikaisuoikeus, oikeus vastustaa tietojen käsittelyä sekä oikeus tulla unohdetuksi, on tarkemmin kuvattu jäljempänä. Rekisteröidyn käytössä olevat oikeudet riippuvat henkilötietojen käsittelyn laillisesta perusteesta ja muista käsittelyn yksityiskohdista.

Voit osoittaa oikeuksien toteuttamista koskevat pyyntösi meille käyttäen edellä kohdassa ”Yhteystiedot rekisteröidyn oikeuksia koskevissa asioissa” mainittuja yhteystietoja.

TARKASTUSOIKEUS

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi, sekä oikeus tarkastaa käsittelemämme itseäsi koskevat henkilötiedot sekä halutessasi saada niistä jäljennös.

OIKEUS HENKILÖTIETOJEN OIKAISEMISEEN

Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot oikaistuiksi, sekä oikeus saada puutteelliset henkilötietosi täydennettyä.

VASTUSTAMISOIKEUS

Tietyissä tapauksissa sinulla voi olla oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, ellei Profinder rekisterinpitäjänä voi esittää käsittelylle sellaisia huomattavan tärkeitä ja perusteltuja syitä, jotka ohittavat etusi, oikeutesi ja vapautesi. Profinderilla on myös vastustamisestasi huolimatta oikeus käsitellä henkilötietojasi, jos niitä tarvitaan oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Sinulla on aina oikeus kieltää henkilötietojesi käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin, mukaan lukien profilointiin silloin kun se liittyy suoramarkkinointiin.

POISTO-OIKEUS

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot poistetuksi, esimerkiksi mikäli henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on päättynyt. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme henkilötietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi henkilötietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löydät täältä. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten henkilötietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

OIKEUS KÄSITTELYN RAJOITTAMISEEN

Tietyissä tietosuojalainsäädännössä tarkemmin määritellyissä tilanteissa sinulla voi olla oikeus saada Profinder rekisterinpitäjänä rajoittamaan itseäsi koskevien henkilötietojen käsittelyä.

OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN

Jos henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehtyyn sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, sinulla on pyynnöstä oikeus:

(a) saada sinua koskevat henkilötiedot, jotka olet toimittanut Profinderille, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa; ja

(b) siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

VALITUSOIKEUS

Jos katsot, että olemme käsitelleet henkilötietojasi tämän tietosuojaselosteen tai voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on sinulla oikeus tehdä ilmoitus asiasta toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löydät täältä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

Osana myyntiaktiviteetteja ja yhteystietojen keräämistä sekä julkisista lähteistä tai maksullisista palveluista
Henkilöltä itseltään suoraan järjestelmään tai sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla henkilöltä itseltään

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisterin sisältämiä henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

Voimme luovuttaa tietoja kolmansille osapuolille, mikäli henkilö on antanut siihen suostumuksensa.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on anonymisoitu.
Henkilötietojen käsittelijöille, kuten alla kerrottu.

Henkilötietojen käsittelijät

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä osittain kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme tuottaakseen meille palveluita.
Tämänhetkiset käsittelijät ovat:
Hetzner Online GmbH, Saksa, joka on hosting-palvelun toimittaja, ja EU-alueella sijaitseva(t) Profinderin ICT-tukipalveluiden toimittaja(t).

PipeDrive OÜ: CRM-järjestelmä

PipeDrive toimittaa Profinderille asiakkuudenhallinnan työkalun.

PipeDriven kulloisetkin alikäsittelijät ja PipeDriven listaamat alikäsittelijöiden käsittelytarkoitukset on listattu alla olevan linkin takana:

https://www.pipedrive.com/subprocessors

PipeDriven henkilötietojen käsittelyliite on saatavilla täällä:

https://www-cms.pipedriveassets.com/documents/Data-Processing-Addendum-Mar_2024.pdf

PipeDriven tietosuojaseloste on myös saatavilla täällä: https://www.pipedrive.com/en/privacy.

Zapier, Inc.: automaatiotyökalu mm. PipeDriven CRM-järjestelmän integrointiin

Zapierin henkilötietojen käsittelyliite on saatavilla täällä:

https://www.zapier.com/dpa

Tietoa Zapierin käyttämistä henkilötietojen alikäsittelijöistä löytyy täältä:

https://zapier.com/legal/subprocessors

Mailchimp: markkinointiautomaatio- ja markkinointisähköpostipalvelu

Mailchimpin henkilötietojen käsittelyliite on saatavilla täällä:

https://mailchimp.com/legal/data-processing-addendum

Tietoa Mailchimpin käyttämistä henkilötietojen alikäsittelijöistä löytyy täältä:

https://mailchimp.com/legal/subprocessors

Henkilötietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Edellisessä kohdassa mainitut kolmannet tahot b) -d) voivat siirtää henkilötietoja Euroopan talousalueen (ETA) ja Euroopan Unionin (EU) ulkopuolelle (”Kolmannet Maat”). Henkilötietoja voidaan siirtää Kolmansiin Maihin, joiden osalta Euroopan komissio on arvioinut tietosuojan olevan riittävällä tasolla, tai käyttäen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia muita suojatoimia. Tällainen suojatoimi on esimerkiksi Euroopan komission vahvistamat tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet (EU Standard Contractual Clauses) tai valvontaviranomaisen vahvistamat yritystä koskevat sitovat säännöt. Erityistilanteissa, kuten rekisteröidyn suostumuksesta, siirtoja voidaan tehdä näiden edellytysten ulkopuolellakin. Lisätietoja edellisessä kohdassa alakohdissa b) -d).

EU Standard Contractual Clauses

Uudet vakiolausekkeet ovat saatavilla täällä:

Standard contractual clauses for international transfers

Vanhat vakiolausekkeet ovat saatavilla täällä:

Henkilötietojen siirto kahden rekisterinpitäjän välillä (2001/497/EC)Linkki toiselle sivustolle

Henkilötietojen siirto kahden rekisterinpitäjän välillä (2004/915/EC)Linkki toiselle sivustolle

Henkilötietojen siirto rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä (2010/87/EU)

Käsittelyn kesto

Henkilötietojen säilytysaika riippuu henkilötiedon tyypistä ja käsittelyn perusteesta. Profinder on määritellyt asianmukaiset tarkistus- ja säilytysajat eri henkilötiedoille. Lokitietoja ja tietoja rekisteröityjen pyynnöistä ja rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta voimme säilyttää tämän jälkeen pidemmän lainsäädännön mukaisen ajan rekisteröityjen oikeuksien toteuttamista ja toteuttamisen todentamista varten.

Teemme tarkistuksia ja poistamme henkilötietoja rekisteristä säännöllisesti myös vertaamalla niitä lähderekistereihin.

Evästeet ja selailun seuranta

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa sivuillamme.

Käyttäjä voi kieltää ei-välttämättömien evästeiden käyttämisen sivustollamme vieraillessaan.

Sivustollamme vierailijoille kerrotaan tarvittavat tiedot evästeistä, kuten käytössä olevat evästeet, evästeen voimassaoloaika ja tieto siitä, keräävätkö kolmannet osapuolet evästeiden kautta tallentuvia tietoja.

Palvelumme ja sivustomme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja palveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä henkilötietoja tietosuoja-asetuksen mukaiseen automaattiseen päätöksentekoon, kuten siihen liittyvään profilointiin.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

Henkilötietoja sisältävään järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
Henkilötietoja sisältävään järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt työntekijät.
Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Muutokset

Kehitämme palveluitamme jatkuvasti, ja näiden muutosten johdosta voimme ajoittain tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen.