Tietosuoja / Työn – ja toimenhakijoiden tietoturvaseloste

Profinder työn- ja toimenhakijoiden tietoturvaseloste

Päivitetty viimeksi 09.04.2020

REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT

Leadventure Oy, Y-tunnus 2828385-8 (“Leadventure”)

TIETOSUOJA-ASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ/TIETOSUOJAVASTAAVA

Timo Kettunen

Sähköpostiosoite: timo.kettunen@profinder.fi,

Puhelinnumero: 0414631047

REKISTERIN NIMI JA TARKOITUS

Rekisterin nimi on Leadventure Oy:n työn- ja toimenhakijoiden rekisteri.

Selosteen ja rekisterin kattaman käsittelyn piirissä ovat henkilöt, jotka hakevat työpaikkaa tai toimitusjohtajan tai toimitusjohtajan sijaisen paikkaa Leadventuressa. Tässä selosteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” kaikkia näitä luonnollisia henkilöitä.

Henkilötietojen toimittaminen Leadventurelle rekrytointiin liittyen on vapaaehtoista. Jos työn- tai toimenhakija ei halua toimittaa Leadventuren rekrytoinnin edellyttämiä henkilötietoja, Leadventure ei voi ottaa kyseistä henkilöä huomioon rekrytointiprosessissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavat:

(a)    Rekrytointi ja pätevyyksien tarkastaminen rekrytoinnin aikana. Oikeudellinen peruste henkilötietojen käsittelylle näihin tarkoituksiin on henkilön suostumus.

(b)   Lakimääräisten velvoitteiden ja oikeuksien noudattaminen ja käyttäminen. Käsittely näihin tarkoituksiin on tarpeen Leadventuren lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

(c)    Turvallisuus, tietoturvallisuus ja kulunvalvonta. Käsittely näihin tarkoituksiin on tarpeen Leadventuren lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

(d)   Lainsäädännön mukaisin edellytyksin henkilötietoja voidaan käsitellä oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai jos käsittely on tarpeen henkilön tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi tai jos käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

(e)    Käsittely voi olla tarpeen myös Leadventuren tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tällaisessa tilanteessa Leadventure on tehnyt arvioinnin siitä, että henkilötietojen suojaa edellyttävät henkilön edut tai perusoikeudet ja -vapaudet eivät syrjäytä tällaisia etuja. Tällaisessa tilanteessa oletetaan, että henkilö osaa odottaa kyseistä käsittelyä.

(f)    Jos käsittely perustuu henkilön suostumukseen, henkilöllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

(a) Yhteystiedot ja tunnistamistiedot:

  • etu- ja sukunimet
  • kutsumanimi
  • kotiosoite
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sukupuoli

(b) Turvallisuus:

  • tiedot sisään- ja uloskirjautumisesta toimitiloihin haastatteluun tai rekrytointiin liittyen
  • rekrytoinnin IT-järjestelmien resurssienhallinnassa olevat tiedot järjestelmän käytöstä henkilön toimesta

(c) Tiedot henkilön urasta:

  • ansioluettelot
  • työhakemukset
  • koulutustiedot
  • (työtodistukset
  • ammattitaito
  • tiedot edellisistä työnantajista
  • suositukset
  • tiedot suoritetuista tutkinnoista tai muista koulutuksista
  • muistiinpanot työhaastattelusta
  • suoriutumisarvioinnit
  • raportit soveltuvuusarvioinneista
HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET

Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään. Raportit soveltuvuusarvioinneista saadaan soveltuvuusarviointia suorittavalta taholta. Suosittelijoilta voidaan saada tietoja esimerkiksi puhelimitse.

HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJIEN RYHMÄT

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa seuraaville tahoille:

(a)    Leadventuren alihankkijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja vain Leadventuren lukuun ja vain tuottaakseen palveluita Leadventurelle tai joilla on lakimääräinen käsittelyoikeus henkilötietoihin. Tämänhetkisiä alihankkijoita ovat:

(i)     Soveltuvuusarviointia suorittavat tahot.

(ii)    ICT- ja vastaavat palvelu- ja järjestelmätoimittajat.

(b)   Viranomaisille tai muille tahoille lainsäädännön edellyttäessä.

HENKILÖTIETOJEN SIIRROT KOLMANSIIN MAIHIN

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan talousalueen (ETA) ja Euroopan Unionin (EU) ulkopuolelle (“Kolmas Maa”).

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niiden lakimääräinen säilytysaika. Eri henkilötietotyypeille on eri säilytysaikoja.

Pääsääntöisesti rekrytoinnin yhteydessä saatuja henkilötietoja säilytetään kahden vuoden ajan siitä, kun rekrytointipäätös on tehty. Säilyttämistä jatketaan Leadventuren henkilöstöhallinnon tietosuojaselosteen mukaisesti, jos henkilö on otettu Leadventuren palvelukseen.

MENETELMÄT, JOILLA TIEDOT ON SUOJATTU

Leadventuren käsittelemät henkilötiedot on suojattu seuraavia menetelmiä ja periaatteita noudattaen:

(a)    lukot Leadventuren toimitiloissa;

(b)   sähköiset valvontajärjestelmät Leadventuren toimitiloissa ja työvälineissä;

(c)    palomuuri-, virustorjunta- ja roskapostin suodatusjärjestelmät Leadventuren tietoverkoissa. Muut ohjelmistot ja laitteet, jotka suojelevat tietoverkon tietoturvallisuutta;

(d)   rajoitetut käyttöoikeuden henkilöstöhallinnon järjestelmiin;

(e)    vaaditut korkealaatuiset salasanat;

(f)     henkilökohtaiset käyttöoikeudet, jotka ovat seurattavissa järjestelmissä;

(g)   rajattu määrä pääkäyttäjiä;

(h)   Leadventuren henkilöstön ammattitaito;

(i)     Leadventuren henkilöstön koulutus;

(j)     rekisterin sisältö on sähköisessä muodossa väliaikaisia poikkeustilanteita lukuunottamatta; ja

(k)    Leadventuren käytännöt ja ohjeistukset henkilötietoasioissa.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Henkilöllä on oikeus saada Leadventurelta vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä.

Jos henkilön henkilötietoja käsitellään Leadventuren toimesta, Leadventure luovuttaa pyynnöstä henkilölle jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista sekä seuraavat tiedot:

(a)    käsittelyn tarkoitukset;

(b)   kyseessä olevat henkilötietoryhmät;

(c)    vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai on tarkoitus luovuttaa;

(d)   henkilötietojen suunniteltu säilytysaika;

(e)    henkilön oikeus pyytää Leadventurelta häntä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä;

(f)     oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle ja valvontaviranomaisen yhteystiedot;

(g)   henkilötietojen alkuperästä käytettävissä olevat tiedot; ja

(h)   sellaisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn (kuten profilointiin) ja jolla on henkilöä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset henkilölle. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan henkilön tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia, erityisesti analysoidaan tai ennakoidaan piirteitä, jotka liittyvät henkilön työsuoritukseen, taloudelliseen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen tai sijaintiin.

Jos henkilö pyytää useampia jäljennöksiä tiedoistaan, Leadventure voi periä niistä kohtuullisen lain määrittelemän maksun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Jos henkilötietojen käsittely Leadventuren toimesta perustuu henkilön suostumukseen tai henkilön kanssa tehtyyn sopimukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, henkilöllä on pyynnöstä oikeus:

(a)    saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut Leadventurelle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa; ja

(b)   siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista ja oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilöllä on oikeus vaatia, että Leadventure oikaisee ilman aiheetonta viivytystä henkilöä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tarkoitukset joihin tietoja käsiteltiin, henkilöllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, muun muassa toimittamalla lisäselvitys.

Jos Leadventure ei ryhdy henkilön pyynnöstä toimenpiteisiin, Leadventure ilmoittaa henkilölle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta ne syyt, joiden johdosta se ei ryhdy toimenpiteisiin, sekä mahdollisuudesta tehdä valitus valvovalle viranomaiselle ja käyttää muita oikeussuojakeinoja. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella (2) kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Leadventuren on ilmoitettava henkilölle tällaisesta jatkamisesta yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä viivästymisen syyt. Huomatkaa, että asia voidaan viedä myös Tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Henkilöllä on oikeus kannella johtavana valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat: https://tietosuoja.fi/etusivu

Oikeus vastustaa käsittelyä

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos käsittely perustuu johonkin seuraavista: (i) käsittely on tarpeen Leadventuren oikeutettujen etujen toteuttamiseksi tai (ii) käsittely on tarpeen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi. Leadventure ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos Leadventure voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää henkilön edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Käsittelyn rajoittamisella” tarkoitetaan henkilötietojen merkitsemistä siten, että niitä käsitellään vain rajoitetusti.

Leadventure rajoittaa henkilötietojen käsittelyä henkilön pyynnöstä seuraavissa tilanteissa:

(a)    henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa Leadventure voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

(b)   käsittely on lainvastaista ja henkilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;

(c)    Leadventure ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

(d)   henkilö on vastustanut henkilötietojen käsittelyä odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Leadventuren oikeutetut perusteet henkilön perusteet.

Yllä mainituissa tilanteissa Leadventure käsittelee henkilötietoja vain seuraavissa tilanteissa:

(a)    henkilön suostumuksella tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

(b)   toisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi;

(c)    EU:n tai EU-jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä; ja

(d)   tietojen säilyttämiseksi.

Oikeus tulla unohdetuksi

Leadventure poistaa henkilön pyynnöstä häntä koskevat henkilötiedot, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

(a)    henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

(b)   henkilö peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

(c)    henkilö vastustaa käsittelyä selosteen kohdan 14 mukaisesti;

(d)   henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;

(e)    henkilötiedot on poistettava lainsäädäntöön perustuvan Leadventureen sovellettavan EU:n tai EU-jäsenvaltion lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Leadventurella ei kuitenkaan ole velvollisuutta poistaa henkilötietoja, mikäli henkilötietojen käsittely on Leadventurelle välttämätöntä:

(a)    sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi;

(b)   lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten;

(c)    kansanterveyteen liittyvää yleistä etua koskevista syistä;

(d)   yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia varten; tai

(e)    oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Automaattisen päätöksenteon ja profiloinnin käyttö

Henkilön henkilötietojen käsittelyssä Leadventure ei tällä hetkellä hyödynnä automaattista päätöksentekoa, kuten profilointia.