13.10.2021
9 tapaa kerätä ja käyttää dataa vastuullisesti
1
Pidä huolta asiakkaidesi tietoturvasta.
Tietoturvaloukkaus on tänä päivänä todellinen riski. Varmista, että asiakas- ja liidirekisterissäsi olevat henkilötiedot on suojattu niin, että ne eivät voi hävitä, sekoittua tai joutua vääriin käsiin.
Jos turvatoimistanne huolimatta rekisterissänne olevien ihmisten tiedot ovat vaarantuneet, ilmoita siitä rekisteröityneille ja dokumentoi tapahtuma vaikutuksineen ja korjauksineen valvontaviranomaiselle.
Toimi läpinäkyvästi.
Jos keräät verkkosivujesi kautta käyttäjä- tai henkilötietoa, kerro siitä sivustosi kävijöille selkeästi, täsmällisesti, lyhyesti ja ymmärrettävästi tietojen keruun yhteydessä.
Varmista, että käyttäjä tai asiakas voi koska tahansa poistua sähköpostilistoilta, nähdä itseään koskevat tiedot ja pyytää niiden poistamista.
3
Älä myy tai luovuta luvatta yksilöitä koskevaa dataa.
Henkilödata on arvokasta. Väärissä käsissä, väärin hankittuna tai väärin käytettynä se muuttuu kuitenkin vaaralliseksi.
Et voi myydä tai luovuttaa keräämääsi henkilötietodataa kolmannelle osapuolelle, ellet ole varma, että sinulla on siihen lain mukainen oikeus tai käyttäjien kirjallinen suostumus.
Älä spämmää.
Kuluttajille suunnattu sähköpostimarkkinointi on kielletty, ellei kuluttaja itse ole antanut siihen lupaa. Listoja myyvät yritykset saattavat väittää, että luvat ovat kunnossa, mutta tämä on harvoin totta.
Luvatta lähetetyt sähköpostiviestit ovat aina spämmiä, roskapostia. Sama pätee, lähetät massapostituksia sitten kuluttajille tai yrityksille. Spämmäys ei edistä myyntiä vaan maineen menetystä. Lisäksi domainisi voidaan sulkea ja saatat joutua maksamaan sanktioita.
5
Älä kerää turhaa tietoa.
Joillakin yrityksillä voi olla mahdollisuus kerätä asiakkaistaan ja liideistään paljonkin tietoa. Tiedon ja kontaktien määrä ei kuitenkaan ratkaise menestystä vaan se, että kerää oikeanlaista tietoa ja osaa käyttää sitä asiakkaiden ja yrityksen eduksi.
Mitä sensitiivisempää tietoa keräät, sitä suurempien riskien kanssa olet tekemisissä. Vältä siis erityisesti tarpeettoman sensitiivisen tiedon keräämistä.
Varmista, että asiakkaiden aikanaan hyväksymät ehdot eivät huonone muutoksissa.
Fuusioissa, sulautumisissa ja tuoteuudistuksissa tulee helposti muutettua myös asiakkaiden ja rekisteröityvien käyttäjien ehtoja.
Vastuullinen yritys varmistaa, että aiemmat käyttäjät ja asiakkaat ovat tietoisia muutoksista eivätkä heidän aiemmin hyväksymänsä ehdot muutu muutosten myötä huonommiksi.
7
Älä tee datan pohjalta kategorisointeja, jotka asettavat yksilöt eriarvoiseen asemaan.
Vastuulliset yritykset tiedostavat, että esimerkiksi rotuun, sukupuoliseen suuntautumiseen, uskontoon tai poliittiseen näkemykseen liittyvien henkilötietojen käytössä riski sortua syrjintään on suuri.
Vastuullisissa yrityksissä myös ymmärretään että demografisesti samankaltaiset ihmiset eivät ole asiakkaina samanlaisia.
Pidä huolta, että kerätyt henkilötiedot ovat oikein ja ajan tasalla.
Ihmiset vaihtavat osoitteita, työpaikkoja, puolisoja ja sähköpostiosoitteita. Mitä tärkeämpi asiakas- ja liidirekisterisi on yrityksellesi, sitä tärkeämpää on pitää se jatkuvasti kuranttina
Rekisterin ylläpito on rekisterin haltijan vastuulla. Pahimmillaan asiakkaasi kannalta tärkeät viestit katoavat matkalla ja syy on rekisterin pitäjän.
9
Valitse datakumppaniksi Profinder.
Valitsemalla datakumppaniksenne Profinderin varmistatte, että kaikki saamanne henkilö- ja yritysdata on paitsi kuranttia, myös hankittu vastuullisesti ja läpinäkyvästi julkisten kanavien kautta. Alan parhaan kontaktitiedon lisäksi Profinder tarjoaa datan rikastamisen palveluita, datan visualisointia ja konsultaatiota datan hankinnassa ja käytössä.
Profinder on vastuullisen datan käytön edelläkävijä Suomessa ja se edusti data-alan yrityksiä myös Sitran Reilu Datatalous-hankkeessa.
Lähteet:
Responsible Data Handling. (2019)
Responsibledata.io.
World Economic Forum: Closing the trust gap: How responsible data use can accelerate a sustainable society. (2020)
Mc Kinsey: Ethical data usage in an era of digital technology and regulation. (2020)